숙박 오버부킹 방지, 예약 한 건이 들어온 뒤 다른 OTA가 막히기까지
토요일 밤 11시, 에어비앤비에서 다음 주말 예약 메일이 옵니다. 예전이라면 이 시각에 부킹닷컴과 트립닷컴을 열어 같은 방의 그 날짜를 닫아야 했습니다. 깜빡 잠들면 다음 날 아침 같은 방에 두 번째 예약이 들어와 있을 수 있습니다. 필스토리를 쓰는 숙소에서 그 밤에 일어나는 일을 순서대로 따라가 봅니다.
메일이 도착한 순간
OTA가 보낸 예약 확인 메일을 필스토리가 읽습니다. 몇 분, 길면 몇십 분 뒤 그 예약은 필스토리 달력에 올라가 있습니다. 메일을 열어 날짜와 방 이름을 옮겨 적는 단계가 사라집니다. Android 앱을 쓰는 숙소라면 야놀자와 부킹 앱의 알림으로 들어오는 예약도 같은 방식으로 등록됩니다.
야놀자, 네이버, 에어비앤비, 부킹닷컴, 트립닷컴, 삼삼엠투, 엔코스테이에서 온 예약이 어느 채널에서 왔는지 표시를 달고 한 달력에 쌓입니다. 전화로 받은 예약이나 직접 예약은 사장님이 같은 달력에 넣습니다. 어느 방이 언제 비는지 보려고 OTA 앱을 하나씩 열어 볼 일이 없습니다.
자는 동안, 다른 OTA의 그 날짜가 닫힙니다
방마다 iCal 내보내기 주소가 있습니다. 이 주소를 에어비앤비, 부킹닷컴, 트립닷컴처럼 iCal을 받는 OTA에 한 번 연결해 두면, 그 OTA가 주기적으로 필스토리 달력을 읽어 갑니다. 방금 들어온 예약의 날짜는 그 채널에서 더 팔리지 않습니다. 넘어가는 정보는 그 날짜가 예약되었다는 사실뿐이고, 손님 이름은 OTA로 가지 않습니다.
사장님이 밤에 깨어 있을 필요가 없는 지점이 여기입니다. 자는 동안 다른 채널이 닫힙니다.
그래도 겹치면
채널끼리 달력을 주고받는 데는 시차가 있습니다. OTA마다 주소를 읽어 가는 주기가 달라서 십여 분 만에 반영되는 곳도 있고 2시간 가까이 걸리는 곳도 있습니다. 그 사이에 다른 채널에서 같은 방이 팔릴 수 있습니다. 이때 필스토리는 같은 방에 예약이 겹쳤다는 알림을 보냅니다. 두 번째 예약이 들어온 사실을 다음 날 손님이 현관 앞에서 전화할 때 아는 것과, 들어온 직후에 아는 것은 다릅니다.
OTA 메일에 적힌 객실 이름을 필스토리가 어느 방인지 알아보지 못한 예약은 따로 모아 보여 줍니다. 방이 정해지지 않은 예약이 조용히 남아 있다가 당일에 발견되는 일을 막기 위해서입니다.
손님이 취소했을 때
손님이 OTA에서 예약을 취소하면 그 OTA의 달력에서 예약이 사라집니다. iCal로 연결한 방은 필스토리가 이 변화를 읽어 해당 예약을 취소로 바꿉니다. 날짜가 바뀐 예약도 같은 경로로 따라갑니다. 취소 메일을 보고 달력에서 예약을 지우는 일도 사장님 손을 떠납니다.
다음 날 아침, 달력을 열어 보면
어젯밤 11시에 들어온 에어비앤비 예약이 채널 표시를 달고 그 방 그 날짜에 앉아 있습니다. 부킹닷컴과 트립닷컴은 이미 그 날짜를 팔지 않고 있습니다. 밤사이 겹친 예약이 있었다면 알림이 남아 있고, 없었다면 아무 알림도 없습니다. 사장님이 아침에 할 일은 달력을 한 번 훑어보고, iCal을 받지 않는 채널에 그 날짜가 아직 열려 있는지 확인하는 정도입니다. 예전처럼 OTA 앱을 넷 다섯 개 열어 어제 들어온 예약을 하나씩 대조하는 시간은 없습니다.
공사하는 날, 가족이 쓰는 날
손님 없이 방을 비워 두어야 하는 날이 있습니다. 가짜 예약을 넣어 막으면 월말 매출 통계에 그 예약이 섞입니다. 필스토리에서는 이런 날을 차단으로 닫습니다. iCal을 받는 OTA에는 똑같이 예약된 날짜로 전달되고, 매출에는 잡히지 않습니다.
그래도 사장님이 직접 해야 하는 일
아고다, 야놀자, 여기어때, 네이버는 iCal 주소를 받지 않습니다. 이 채널에 방을 올려 두었다면 예약이 들어왔을 때 사장님이 직접 마감해야 합니다. 필스토리 달력을 보면 어느 날짜를 닫아야 하는지는 바로 보이지만, 닫는 손은 여전히 필요합니다.
오늘 밤이나 내일처럼 임박한 날짜는 OTA 쪽에서 바로 닫아 두시기를 권합니다. 2시간 가까운 시차가 가장 아픈 구간이 당일 예약입니다. 필스토리는 사람이 밤에 깨어 챙기던 부분을 대신하되, 채널 사이의 시차까지 없애 주지는 않습니다.