숙박 셀프체크인, 키오스크 없이 손님이 QR을 찍고 퇴실할 때까지
토요일 오후 3시, 체크인 시각이 막 지났습니다. 손님 네 팀이 비슷한 시각에 도착하고, 그중 한 팀은 비밀번호를 묻는 전화를 걸어 옵니다. 프런트가 없는 숙소라면 이 한 시간이 하루 중 가장 바쁩니다. 필스토리를 쓰는 숙소에서 손님이 현관 앞에 선 순간부터 다음 날 청소가 시작되기까지, 사장님 손이 어디에서 빠지는지 따라가 봅니다.
현관 앞, QR 한 장
숙소에 두는 것은 QR 코드 한 장입니다. 키오스크도 설치 공사도 없고, 초기 구축비는 0원입니다. 손님이 자기 휴대폰으로 QR을 찍으면 체크인 화면이 열립니다. 장비가 없으니 장비가 고장 나서 손님이 현관에 서 있는 일도 없습니다.
예약을 찾는 데서 막히지 않게
무인 체크인에서 전화가 가장 많이 오는 지점은 "예약이 안 찾아져요"입니다. 손님은 자기 예약이 어떤 이름으로 들어갔는지, 예약번호가 어디 있는지 모르는 경우가 많습니다. 필스토리 체크인 화면에는 입력 칸이 하나뿐입니다. 예약자 이름을 넣어도, 필스토리 예약번호를 넣어도, OTA 예약번호를 넣어도 예약을 찾습니다. 에어비앤비로 예약한 외국인 손님이 한글 이름을 영문 발음으로 적어도 같은 예약이 나옵니다. 손님이 무엇을 들고 왔든 한 칸에 넣으면 되니, 사장님이 전화로 예약번호를 찾아 주는 일이 줄어듭니다.
수칙에 동의하면 비밀번호가 보입니다
예약을 찾은 손님은 이용수칙을 읽고 동의합니다. 동의한 뒤에만 비밀번호가 보이도록 설정할 수 있고, 동의한 시각과 기기 정보가 기록으로 남습니다. 무인 숙소는 손님과 얼굴을 마주하지 않습니다. 나중에 그런 안내는 못 봤다는 말이 나와도 동의 기록이 남아 있습니다.
비밀번호와 함께 보이는 안내문은 숙소에 하나만 씁니다. 방 번호와 비밀번호가 들어갈 자리를 변수로 비워 두면 201호 손님에게는 201호 비밀번호가, 305호 손님에게는 305호 비밀번호가 채워져 나갑니다. 방이 열 개여도 안내문은 한 장입니다.
체크인 전에 손님에게 보내는 예약확정 안내와 체크인 안내 메시지도 예약 정보에 맞춰 자동으로 완성됩니다. 보내는 일은 사장님이 복사해서 직접 하지만, 손님마다 방 번호와 날짜를 고쳐 쓰는 일은 없습니다.
토요일 오후 네 팀이 한꺼번에 도착해도 각자 자기 휴대폰에서 진행하니 현관 앞에 줄이 서지 않습니다. 키오스크 한 대 앞에 모여 차례를 기다리는 장면이 생기지 않는 이유입니다.
도어락은 지금 쓰는 그대로
셀프체크인을 하려고 도어락을 바꿀 필요는 없습니다. 일반 도어락이라면 방마다 비밀번호를 등록해 두고, 체크인을 마친 손님에게 그 방 번호만 보여 줍니다. 연동 도어락이라면 예약마다 전용 비밀번호가 자동으로 만들어져 손님에게 안내되고, 손님이 나간 뒤에는 비밀번호가 자동으로 바뀝니다. 문이 안 열린다는 연락이 오면 사장님이 어디에 있든 원격으로 문을 열어 줄 수 있습니다.
작게 시작할 때는 일반 도어락으로 충분합니다. 다만 일반 도어락은 비밀번호가 고정이라 퇴실한 손님도 번호를 알고 있고, 번호를 바꾸려면 도어락과 필스토리 양쪽을 고쳐야 하고, 원격으로 열어 줄 수도 없습니다. 객실이 늘어 이 부분이 신경 쓰이기 시작하면 그때 연동 도어락으로 옮기면 됩니다.
다음 날 아침, 손님이 나갑니다
체크인에 쓴 QR 화면에서 손님이 체크아웃도 합니다. 손님이 체크아웃하면 퇴실 시각이 기록되고 사장님에게 알림이 갑니다. 그 방의 청소를 바로 시작할 수 있습니다. 청소 담당자가 지금 들어가도 되는지 묻고, 사장님이 손님에게 확인 전화를 돌리는 과정이 사라집니다. 연동 도어락이라면 이 시점에 비밀번호도 바뀝니다.
사장님 화면에는 방마다 지금 손님이 있는지, 비어 있는지가 한 화면에 보입니다. 토요일 오후 네 팀이 동시에 도착해도 누가 들어왔고 누가 아직인지 확인하려고 전화를 돌릴 일이 없습니다.
미리 알아두실 점
체크인 화면의 안내문은 사장님이 쓴 그대로 보입니다. 자동 번역은 없습니다. 외국인 손님이 많다면 안내문에 영어를 함께 적어 두시기를 권합니다. 예약 찾기는 영문 발음으로도 되지만, 그 뒤에 읽을 수칙과 안내는 사장님이 적은 말 그대로 손님에게 갑니다.